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Feuille de calcul + Base de données = Airtable

Il y’a environ deux ans que j’ai découvert Airtable au détour d’un article. Mais comme avec Twitter, je n’ai pas compris du premier coup comment ce service fonctionnait. Et pour cause, je l’avais uniquement testé sur smartphone. Dommage car j’aurais pu accomplir tellement de choses depuis ce temps.

Alors quand il y’a quelques semaines, un ami m’a demandé de transformer un cahier de charges en spécifications fonctionnelles puis en board Kanban, j’avais le choix entre l’incontournable Excel, le pratique Trello et le prometteur Airtable. Mais ayant déjà utilisé de long en large les deux premiers, je me suis dit qu’il serait peut-être intéressant de donner une second chance à Airtable. J’avais envie de voir comment cet outil avait évolué depuis notre dernière rencontre.

Depuis sa création en 2012, la promesse de Airtable est simple: concilier la flexibilité des feuilles de calcul habituelles et la puissance des bases de données. Pour cela, Airtable est bâti autour de six composants permettant d’organiser vos données et collaborer en toute quiétude.

Workspace

C’est l’espace de travail par excellence sur Airtable. Il sert à regrouper vos divers projets, représentés chacun par une base.

Bases

Cet élément doit être vu comme un projet ou de façon traditionnelle comme un classeur Excel. Il contiendra plusieurs tables ou feuilles de calcul.

Tables

Les tables Airtable abriteront vos enregistrements. Dans le monde classique, elles correspondent à votre feuille de calcul Excel.

Records

Un enregistrement est un ensemble d’informations se rapportant au même objet. Par exemple, j’aimerais enregistrer des individus dans une table en utilisant les informations suivantes: le nom, le prénom, l’âge, l’adresse, le téléphone, l’email, le site web et la photo. Bonjour les gymnastiques pour y arriver avec Excel.

Fields

On arrive enfin là où Airtable works the magic car chaque champ dans notre table peut prendre la forme d’un des 16 types de données disponibles: textes courts ou longs, numériques, numérotation auto, dates et heure, URLs, numéro de téléphone, cases à cocher, liste de sélection unique ou multiple, fichiers joints, codes barre, email, monnaie, formules, pourcentages. Peu importe votre besoin, il y a 9,9 chances sur 10 qu’il soit déjà pris en compte dans Airtable.

Views

Avoir des données organisées c’est bien. Mais avoir la flexibilité de les afficher sous la forme qu’on veut c’est tellement mieux. C’est d’ailleurs là que Airtable ajoute la goutte d’eau qui vous submergera de bonheur. Une fois vos enregistrements bien au chaud dans les tables, vous pouvez passer en deux clics à une vue Kanban, Calendrier ou Galerie.

Une autre de mes fonctionnalités préférées dans Airtable est Link to record qui offre la possibilité de lier dynamiquement des champs les uns aux autres peu importe la table dans laquelle ils se trouvent. Beaucoup plus simplement que vous auriez à le faire via un tableau croisé dynamique.

Airtable est le parfait outil que ce soit pour planifier et suivre vos campagnes marketing, votre calendrier de production, l’organisation de vos événements, recruter et gérer des collaborateurs, suivre des dépenses, garder un œil sur des clients et des concurrents. Vous êtes en mesure d’enregistrer et organiser toutes ces informations. Mais surtout de gérer efficacement n’importe quel projet. Je vous laisse découvrir ses autres fonctionnalités

Airtable existe en version gratuite et sans engagement directement dans votre navigateur, sur Mac, Windows, iOS et Android. Et si vous en voulez plus, une version premium avec des fonctionnalités additionnelles est disponible.

Et vous, qu’utilisez-vous pour suivre vos projets?

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Ahmed WAGUEI

Internet & Movies lover. Sleep & Food master.